Arhivarea eficientă a documentelor se face în prezent diferit față de anii anteriori, procesele moderne înlocuind modalitățile tradiționale de arhivare. Dacă ai nevoie de servicii de arhivare documente pentru compania ta, iată care sunt cele mai moderne tehnici de care poți să beneficiezi în prezent și tu, pentru a optimiza procesele de gestionare documente ale firmei tale.
Retrodigitizarea- pentru reducerea spațiului de arhivare
Pe măsură ce se dezvoltă, orice companie începe să aibă un flux din ce în ce mai mare de documente. Dincolo de actele de înființare ale firmei sau de comunicările scrise, crește și numărul documentelor contabile, ca urmare a dezvoltării continue a activității. Una dintre soluțiile moderne de arhivare documente contabile este retrodigitizarea, procesul prin care documentele fizice sunt scanate și procesate cu softuri de ultimă generație, pentru ca ulterior, după atribuirea unui identificator unic, documentele să fie arhivate într-un folder dedicat.
Arhivare fizică în locații securizate
Dacă întâmpini dificultăți în ceea ce privește respectarea cerințelor de depozitare documente arhiva, atunci ar trebui să știi că există soluții moderne în acest sens. Legea impune anumite condiții pe care spațiile de depozitare trebuie să le respecte, mai ales în ceea ce privește ventilația, siguranța la incendiu sau respectarea normelor GDPR, mai ales în cazul documentelor sensibile, cum ar fi cele de personal, actele de înființare ale firmei sau alte documente similare ca importanță.
Un partener precum Arhivatorul.ro te poate ajuta prin depozitarea documentelor în mod corect, respectând cerințele legale, în unul dintre sediile din țară. În plus, te bucuri și de servicii conexe, precum cel de distrugere documente în deplină siguranță după îndeplinirea termenului legal de păstrare, astfel încât tu să nu îți faci griji suplimentare și în acest sens. Specialiștii în arhivare sunt la curent cu termenele impuse de către Legea Arhivelor Naționale și te ajută să eviți pierderea documentelor esențiale sau sancțiunile ce derivă dintr-o slabă organizare a fluxului de documente.
Arhivarea electronică a documentelor
Atunci când documentele ce urmează a fi arhivate sunt integral electronice, acestea pot fi arhivate cu ajutorul sistemelor automatizate în foldere special destinate. Soluția este avantajoasă din punct de vedere logistic, din punct de vedere al spațiului și timpului, oferindu-ți în același timp eficiență și funcționalitate.
Practic, dacă apelezi la o firmă specializată, procesul de arhivare electronică a documentelor implică mai multe etape esențiale. Inițial, documentele fizice sunt preluate de la companie, sortate și verificate în funcție de termenul de păstrare. Apoi, acestea sunt scanate și convertite în format digital, urmând aplicarea unei semnături electronice pe fiecare document în parte, de către toate părțile implicate. În final, documentele sunt organizate și stocate în foldere securizate, folosind o aplicație digitală specializată. Arhivarea electronică este reglementată prin Legea nr. 135 din 2007 privind arhivarea electronică, asigurând conformitatea procesului cu normele legale în vigoare.
Într-o lume modernă, în care timpul este prețios, iar spațiul este costisitor, găsirea unei soluții eficiente de depozitare devine imperios necesară. Dacă ești în căutarea unei soluții atunci poți lua în calcul aceste idei moderne, care te ajută să eficientizezi unul dintre cele mai importante procese ale firmei tale, cele privind arhivarea documentelor.
